Choć cyfryzacja postępuje, wiele urzędów i placówek publicznych nadal działa głównie w trybie stacjonarnym. To nie oznacza, że nie mogą usprawnić obsługi klientów. Wręcz przeciwnie – wdrożenie stacjonarnego systemu kolejkowego może radykalnie poprawić komfort interesantów i organizację pracy personelu, bez potrzeby rejestracji online.
Na czym polega stacjonarny system kolejkowy?
Stacjonarny system kolejkowy to zestaw urządzeń i oprogramowania umożliwiających organizację kolejek na miejscu – w budynku urzędu czy placówki.
Najczęściej składa się z:
- kiosku biletowego (np. z ekranem dotykowym), gdzie interesant wybiera typ sprawy i pobiera bilet z numerkiem,
- ekranu informacyjnego lub tablicy LED wyświetlającej aktualnie obsługiwany numer i stanowisko,
- oprogramowania sterującego, dostępnego dla pracowników,
- pilotów lub stanowiskowych przycisków do wywoływania kolejnych interesantów.
Jak działa to w praktyce?
- Interesant przychodzi do urzędu i wybiera temat sprawy (np. dowód osobisty, rejestracja pojazdu, meldunek).
- System przydziela mu numerek i miejsce w kolejce.
- Na ekranie informacyjnym wyświetla się aktualnie wywoływany numer oraz stanowisko.
- Pracownik przy stanowisku steruje ruchem kolejki za pomocą pulpitu lub aplikacji.
Jakie problemy rozwiązuje taki system?
Chaos i zamieszanie w kolejce
Zamiast „kto za kim?”, interesanci znają swoje miejsce w kolejce i nie muszą pilnować porządku ręcznie.
Zredukowany stres i konflikty
Przejrzysty system wywołań zmniejsza ryzyko kłótni i nieporozumień między klientami, zwłaszcza przy większym natężeniu ruchu.
Większa efektywność pracy
Pracownicy mogą skupić się na obsłudze, a nie na „zarządzaniu tłumem”. System eliminuje konieczność ręcznego kierowania ruchem.
Profesjonalny wizerunek placówki
Nawet bez rejestracji internetowej, urząd może wyglądać nowocześnie i profesjonalnie – dzięki ekranom, komunikatom głosowym i automatyzacji obsługi.
Dla jakich urzędów i placówek to rozwiązanie?
Stacjonarne systemy kolejkowe świetnie sprawdzają się w miejscach, gdzie:
- interesanci nie korzystają z internetu lub preferują kontakt osobisty,
- wizyta nie wymaga wcześniejszej rejestracji (np. odbiór dokumentów),
- obsługa odbywa się według kolejności przybycia.
Są to m.in.:
- urzędy gmin, miast i dzielnic,
- punkty obsługi mieszkańców (POM),
- urzędy pracy,
- instytucje publiczne: ZUS, KRUS, MOPS,
- przychodnie publiczne,
- jednostki oświaty lub uczelnie w czasie rekrutacji.
Co z kosztami i wdrożeniem?
Stacjonarny system kolejkowy jest zazwyczaj tańszy niż jego pełna wersja z modułem online. Nie wymaga skomplikowanych integracji ani dostępów internetowych dla użytkowników.
Jego wdrożenie trwa zazwyczaj kilka dni – od montażu urządzeń, przez konfigurację systemu, aż po szkolenie pracowników.
Podsumowanie – tradycyjny system, nowoczesna obsługa
Nie każdy urząd musi działać online, by obsługiwać sprawnie i profesjonalnie.
Stacjonarny system kolejkowy to sprawdzony sposób na zmniejszenie kolejek, usprawnienie ruchu interesantów i poprawę komfortu pracy personelu.
To proste, skuteczne i wciąż bardzo potrzebne rozwiązanie – szczególnie tam, gdzie cyfryzacja dopiero raczkuje lub gdzie stawia się na bezpośredni kontakt z klientem.
About Post Author
